АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ НОВОКУБАНСКИЙ РАЙОН

Первомайская ул., 163,

г.Новокубанск,

Краснодарского края, 352240

E-mail: nkubarhiv@mail.ru

8(86195)31368

Елисеева Надежда Егоровна – начальник архивного отдела администрации муниципального

образования Новокубанский район

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации муниципального образования

Новокубанский район

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации муниципального образования Новокубанский район (далее - отдел) является самостоятельным функциональным отделом администрации муниципального образования Новокубанский район, образуется главой муниципального образования Новокубанский район. Отдел не обладает правами юридического лица.

1.2. Положение об отделе утверждается постановлением администрации муниципального образования Новокубанский район.

1.3. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя главы муниципального образования Новокубанский район, управляющего делами.

1.4 Архивный отдел имеет бланки, штампы, печать со своим наименованием.

1.5. В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с управлением по делам архивов Краснодарского края, государственными архивами Краснодарского края и другими муниципальными архивами.

1.6. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации , законами и иными нормативными правовыми актами Краснодарского края, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования Новокубанский район, документами Федерального архивного агенства и управления по делам архивов Краснодарского края, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;

- соблюдение охранного и пожарного режимов;

- предоставление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Краснодарского края.

2.2. Архивный отдел обеспечивает хранение:

- документов Архивного Фонда Российской Федерации, являющихся собственностью муниципального образования;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Краснодарского края, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального образования отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Краснодарского края муниципальному образованию на данные документы;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального образования отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Российской Федерации муниципальному образованию на данные документы;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций-источников комплектования;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.

2.3. Документы организаций частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрацией муниципального образования.

3. Функции отдела

3.1. Комплектование архивного отдела:

- составление списков организаций - источников комплектования, утверждаемых главой администраций муниципального образования и согласованных с управлением по делам архивов Краснодарского края, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

3.2. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве, включая:

- проведение проверок состояния ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования и других организациях на территории Новокубанского района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел в организациях-источниках комплектования;

- рассмотрение и предоставление в управление по делам архивов Краснодарского края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела;

- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.3. Использование архивных документов:

- инициативное информирование администрации муниципального образования Новокубанский район о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок и выписок, заверенных копий документов;

- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.4. Осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства, подготовка проектов постановлений, распоряжений главы администрации муниципального образования Новокубанский район в области обеспечения сохранности документов, составление протоколов об административных правонарушениях.

4. Права архивного отдела

Для осуществления своих функций и решения основных вопросов своей деятельности отдел имеет право:

4.1. Представлять администрацию муниципального образования Новокубанский район по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования Новокубанский район и управления по делам архивов Краснодарского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных документов.

4.3. Разрабатывать и вносить на рассмотрение главы, Совета муниципального образования Новокубанский район проекты нормативно- правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.4. Привлекать работников администрации муниципального образования к работе для решения задач, отнесённых к компетенции отдела.

4.5. Принимать участие в планёрных и иных совещаниях.

4.6. Запрашивать от отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования Новокубанский район, органов местного самоуправления городского и сельских поселений, государственных органов , организаций всех видов и форм собственности информационные и аналитические материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.7. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения документов.

4.8. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории Новокубанского района, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций.

4.9. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Новокубанского района, независимо от форм собственности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов.

4.10. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Новокубанского района, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.11. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проверках, проводимых администрацией муниципального образования и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.12. Создавать на общественных началах районное отделение Российское общества историков - архивистов (РОИА), организовывать и участвовать в работе районного отделения РОИА, взаимодействовать с Краснодарским краевым отделением РОИА.

4.13. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, на основании договоров, если это не противоречит законодательству Российской Федераций и Краснодарского края.

4.14. Производить иные действия, не запрещённые законом.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Руководство отделом осуществляет начальник. Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой муниципального образования Новокубанский район.

5.2. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности главой муниципального образования Новокубанский район.

5.3. Во время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет муниципальный служащий, назначенный главой муниципального образования.

5.4. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается главой муниципального образования Новокубанский район и предоставляется в управление по делам архивов Краснодарского края.

5.5. Начальник архивного отдела:

- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;

- представляет интересы архивного отдела в отношениях с другими организациями;

- распределяет функции между специалистами архивного отдела;

- несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.

5.6. Деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности, организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов организуется в соответствии с правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями управления по делам архивов Краснодарского края, настоящим Положением.

5.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования Новокубанский район. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Краснодарского края (при реализации программ развития архивного дела, при передаче отдельных государственных полномочий), спонсорские и иные средства.